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Hat Ihr Arbeitsplatz eine Hot Desking-Politik oder suchen Sie nach Möglichkeiten, das Büro platzsparender zu gestalten? Da hybrides Arbeiten in modernen Büros immer mehr zur Norm wird, suchen immer mehr Unternehmen nach Wegen, die Flexibilität durch Hot Desking zu optimieren. Aber was ist die beste Aufbewahrungslösung für Hot Desking in einem unpersönlichen Büro ohne feste Schreibtische.
Hot Desk Lockers haben sich als beliebte Aufbewahrungslösung etabliert, um das Bedürfnis nach Privatsphäre im kollaborativen Arbeitsplatz zu erfüllen. Smarte Schließfächer unterstützen ein agiles Büro und bieten sowohl Flexibilität als auch Privatsphäre für Ihre Mitarbeiter.
In diesem Blog behandeln wir folgende Themen:
- Was ist Hot Desking?
- Was sind Hot Desk Lockers?
- Was sind die Aufbewahrungsherausforderungen in einem Hot Desking-Büro?
- Wie verwalten Sie gemeinsame Hot Desking-Aufbewahrung?
- 7 Möglichkeiten, wie Hot Desk Lockers den agilen Arbeitsplatz unterstützen
- Abschließende Gedanken
Was ist Hot Desking?
Hot Desking ist ein Konzept, das viele Unternehmen im Büro umsetzen, um Kosten und Platz zu sparen. Besonders seitdem hybrides und remote Arbeiten häufiger vorkommen, haben Organisationen festgestellt, dass große Bürogebäude, in denen jeder Mitarbeiter seinen eigenen Arbeitsplatz und Stauraum hat, nicht mehr notwendig oder praktisch sind.
Mit einem Hot-Desking-System funktioniert das Büro mit einer kleineren Anzahl von Schreibtischen, die die Mitarbeiter nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ nutzen können. Dies gibt hybriden Mitarbeitern einfachen und gleichberechtigten Zugang zum Büro und fördert die Zusammenarbeit zwischen allen Mitarbeitern im Unternehmen.
Was sind Hot Desk Schließfächer?
Hot Desk Schließfächer sind Aufbewahrungsboxen in einem offenen Büroraum, die Mitarbeiter nach Bedarf nutzen können. Durch die Möglichkeit, im Voraus zu buchen, helfen digitale Schließfächer dabei, die Herausforderungen des Managements von Stauraum in einem agilen Arbeitsumfeld zu lösen und bieten gleichzeitig Privatsphäre und Komfort.
Was sind die Herausforderungen bei der Aufbewahrung in einem Hot-Desking-Büro?
Agile Arbeitsumgebungen haben erkannt, dass mehr Autonomie und Freiheit für Mitarbeiter positiv auf das Wohlbefinden wirken. Hot Desking fördert ein höheres Maß an Kommunikation und kann entscheidend sein, um Ziele zu erreichen und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.
Während traditionelle Schließfächer und Rollcontainer den Mitarbeitern einen Platz bieten, um ihre Sachen zu verstauen, haben sie ihre eigenen Herausforderungen, wie z. B. schwierige Verwaltung, verlorene Schlüssel und fehlende Anpassungsfähigkeit für verschiedene Arbeitsabläufe. Ohne eine ordnungsgemäße Planung könnte ein offenes Büro mit einer Hot-Desking-Policy auf verschiedene Herausforderungen in Bezug auf persönlichen Stauraum stoßen:
Das perfekte Maß an Stauraum vorhersagen
Das Büro kann an manchen Tagen voll und an anderen fast leer sein, sodass es zu viele oder zu wenige Aufbewahrungsplätze geben kann. Bei traditionellen Schließfachbänken können Manager die benötigte Anzahl an Einheiten aufgrund schwankender Auslastung nicht genau vorhersagen.
Fehlende Privatsphäre
Wenn keine persönlichen Aufbewahrungsmöglichkeiten vorhanden sind, erschwert das Teilen von Schreibtischen im Büro die Wahrung der Privatsphäre in einem kollaborativen Arbeitsumfeld. Es könnte unpraktisch sein, persönliche Dinge im Büro zu lassen, was den Arbeitsbereich steril und unpersönlich wirken lässt. Ebenso stellt das Fehlen von persönlichem Raum ein Problem für diejenigen dar, die mit sensiblen oder vertraulichen Informationen arbeiten.
Fehlender Stauraum
Hot Desking hindert Mitarbeiter daran, ihre Sachen effektiv zu organisieren; besonders regelmäßige Büroarbeiter könnten es unangenehm finden, ihre Sachen jeden Tag umzustellen. Der Mangel an persönlichem Stauraum könnte schnell zu Unordnung und Chaos führen, was den Arbeitsplatz weniger professionell wirken lässt.
Die beste Möglichkeit, den Stauraum in einem gemeinsamen, offenen Büro zu verwalten, besteht darin, den Zugang zu erleichtern und ihn zu überwachen. Mit smarter Technologie können Hot-Schließfächer für jeden verfügbar gemacht werden, um sie im Voraus zu reservieren, während Administratoren immer auf dem neuesten Stand über die tägliche Nutzung des Stauraums bleiben können.
Eine smarte Schließfachlösung bietet alle Vorteile traditioneller geteilter Stauraumoptionen, nimmt jedoch die Flexibilität und das Erlebnis auf die nächste Stufe. Dies kann eine einfache Schließfachlösung von einem Stauraum zu einem leistungsstarken Arbeitsplatzwerkzeug machen, das nicht nur die Hot-Desking-Speicherprobleme löst, sondern auch hilft, den Arbeitsplatz durch nützliche Daten und Einblicke zu verbessern und zu optimieren.
9 Wege, wie Hot-Desk-Schließfächer den agilen Arbeitsplatz unterstützen:
Vpods Day Lockers sind ein hochwertiges Produkt für smarte Schließfächer, das entwickelt wurde, um ein flexibles Arbeitsumfeld für alle zu ermöglichen, die Stauraum für das Büro suchen. Die Wahl der richtigen Büroschließfächer, die sich an jeden Arbeitsablauf anpassen, kann Ihr Büro unterstützen mit:
1.Geld sparen bei Platz und verlorenen Schlüsseln
Digitale Schlösser bedeuten keine verlorenen Schlüssel mehr, und mit einer Schließfachbank für mehrere Arbeitsabläufe sparen Sie sowohl Geld als auch Platz.
Ein monatlicher Schlüsselverlust von nur 10 % ist kostspielig, wenn jeder Ersatz rund 45 £ kostet. Hot-Schließfächer können völlig kontaktlos sein, und Unternehmen müssen sich keine Sorgen mehr über den Ersatz physischer Schlüssel machen. Darüber hinaus verschwendet der Arbeitsplatz kein Geld für Stauraum, der nicht genutzt wird. Indem ein Hot-Schließfach von mehreren Mitarbeitern geteilt wird, kann der Arbeitsplatz den genutzten Stauraum optimieren.
2. Verbesserte Arbeits- und Verwaltungseffizienz
Ohne sich Sorgen machen zu müssen, persönliche Gegenstände zu verlieren oder versehentlich sensible Informationen zu teilen, können die Mitarbeiter das kollaborative Umfeld genießen, das Hot Desking schafft.
Darüber hinaus können Administratoren auf das Schließfach-Management-Portal zugreifen, um einzelne Schließfächer manuell zu sperren und zu entsperren oder PIN-Codes für Mitarbeiter abzurufen/zu ändern, die ihre vergessen haben.
3. Unterstützung für sowohl Büro- als auch Hybridarbeiter
Die Hot-Desk-Schließfächer können je nach Personalaufkommen dynamisch als temporärer Stauraum zugewiesen werden, um die schwankende Anwesenheit von Tag zu Tag zu unterstützen. Das Hot-Schließfach-System ist jedoch nicht auf diesen einen Arbeitsablauf beschränkt, der regelmäßige Büroangestellte zwingt, ihre Sachen zu verschieben. Manager können regulären Vor-Ort-Mitarbeitern langfristige Selbstlagerung innerhalb derselben Schließfachbank zuweisen, während hybride Mitarbeiter ihren Kurzzeitstauraum nutzen können, was die Notwendigkeit für mehrere Schließfachbänke zur Verarbeitung verschiedener Arbeitsabläufe beseitigt.
4. Leistungsstarke Datenanalysen
Mit der Schließfach-Software können Manager die tägliche Nutzung der Schließfächer überwachen, um datengestützte Entscheidungen zu treffen. Zum Beispiel können sie sehen, wie viele Hot-Schließfächer täglich genutzt werden.
Zum Beispiel, wenn nur 20 % der Schließfächer häufig genutzt werden, können Manager in Erwägung ziehen, den Stauraum umzuverteilen. Wenn die Schließfächer im zweiten Stock nie genutzt werden, während die Einheiten im fünften Stock immer belegt sind, könnten die Manager die Schließfächer verschieben, um der Nachfrage gerecht zu werden.
5. Einfach zu verschieben bei Büro-Umbauten
Manager möchten die Schließfächer möglicherweise verschieben, um den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Platzieren Sie die Schließfächer dort, wo sie benötigt werden, und verschieben Sie sie, wenn sich die Bedürfnisse ändern: Mit Plug & Play können Vpod’s Hot-Desking-Stauraum-Schließfächer problemlos verschoben werden, ohne Probleme.
6. Viele Möglichkeiten, auf die Schließfächer zuzugreifen
Mitarbeiter haben verschiedene Zugangsmöglichkeiten zu ihren Schließfächern, wie QR-Codes, PIN-Codes, Ausweise, RFID-Karten und mehr. Mitarbeiter können ihre ID-Karten verwenden, um auf persönliche Arbeits-Schließfächer zuzugreifen, genau wie sie auch auf andere Dinge im Büro zugreifen, oder sie können E-Mails oder die Smart Locker-App verwenden, um mit ihrem Smartphone Zugriff zu erhalten.
7. Die Möglichkeit, ein Schließfach im Voraus zu buchen
Um Unsicherheit zu vermeiden, können Büroangestellte ein Hot-Desk-Schließfach im Voraus über die App oder die Online-Schließfach-Plattform reservieren. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die möglicherweise unpraktische Gegenstände mitbringen müssen – wie große Koffer, Kartons oder ein Wechselkleid – da sie so einen sicheren Platz der richtigen Größe für den Tag gewährleisten können.
8. Integration mit Ihren Hot-Desking-Systemen
Die Implementierung eines Schreibtischbuchungssystems zur Verwaltung von Hot Desks ist eine großartige Möglichkeit, den Prozess zu vereinfachen, und das gilt auch für Hot-Schließfächer. Die Integration der beiden Systeme macht den agilen Arbeitsplatz zugänglicher, mit einem umfassenden Überblick über die Nutzung von Schreibtischen und Schließfächern.
Vpod’s Hot-Desking-Speicher-Schließfach-System kann mit anderer Software wie Hot-Desking-Software und Raumreservierungen integriert werden. Dies schafft ein verbundenes Arbeitsplatz-Ökosystem: einen Arbeitsplatz, der durch intuitive Technologien, die miteinander kommunizieren, Bequemlichkeit und einfache Prozesse sicherstellt. Indem Mitarbeiter gleichzeitig einen Schreibtisch, einen Besprechungsraum und ein Hot-Schließfach aus derselben Plattform oder einem Empfangskiosk reservieren, bleibt die Mitarbeitererfahrung im Vordergrund.
9. Ein Team-Schließfach für Zusammenarbeit
Ihr Team kann auch in einem Hot-Desking-Setting nahtlos zusammenarbeiten. Eine Hot-Desk-Schließfachbank kann mehreren Nutzern zugewiesen werden, um wichtige Teamdokumente und -gegenstände zu verstauen.
Abschließende Gedanken
Hybrides Arbeiten hat das Büro nicht getötet, sondern ihm einen neuen Zweck gegeben: Der agile Arbeitsplatz soll ein kollaboratives und produktives Arbeitsumfeld unterstützen, in dem Mitarbeiter gedeihen können. Um einen menschenzentrierten Arbeitsplatz zu erreichen, müssen Unternehmen Lösungen implementieren, die Flexibilität richtig unterstützen, damit agile Arbeitskonzepte zu einem Vorteil und nicht zu einem Hindernis werden. Eine angemessene Hot-Desking-Speicherlösung ist notwendig, um die Initiative zu unterstützen.
Durch Inhouse-Fertigung unterstützen Vpod’s Employee Lockers ein Hot-Desking-Umfeld mit:
- Raum- und kosteneffizienter Aufbewahrung
- Verbesserter Arbeits- und Verwaltungseffizienz
- Unterstützung sowohl für Büro- als auch für Hybridarbeiter
- Leistungsstarken Datenanalysen
- Leicht beweglich bei Büro-Umbauten
- Vielen Zugangsoptionen zu den Schließfächern
- Die Fähigkeit, ein Hot-Desk-Schließfach im Voraus zu buchen
- Integration mit Ihren Hot-Desking-Systemen
- Einem Team-Schließfach für Zusammenarbeit
Zusätzlich können Sie mehrere Arbeitsabläufe in derselben Hot-Desk-Schließfachbank verarbeiten; alles von Tages-Schließfächern, IT-Schließfächern, Lieferungs-Schließfächern, gemeinsamen Team-Schließfächern und mehr. Manager können Funktionen nach Bedarf ändern und neu zuweisen, um eine optimale Speicher-Effizienz und -Bequemlichkeit zu gewährleisten.
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