Meet and Greet an der Smart Reception: Ein Anfängerleitfaden

In den letzten Jahren haben Unternehmen zunehmend Automatisierungslösungen eingeführt, auch im Empfangsbereich. Unternehmen haben Initiativen ergriffen, um intelligente Empfangssysteme zu schaffen, die mehr Flexibilität, Effizienz, Kostenvorteile und Sicherheit bieten. In diesem Blog erfahren Sie, welche Herausforderungen im Empfangsbereich zu beachten sind, wie automatisierte Besuchermanagementsysteme helfen können und wie Sie die beste Lösung für Ihre Organisation auswählen.

Was ist ein automatisierter Empfang?

Ein automatisierter Empfang nutzt Selbstbedienungstechnologie, um Besucher zu verifizieren und Lieferungen zu verwalten. Dadurch werden manuelle Empfangsaufgaben, die den Arbeitsplatz stören könnten – wie die Handhabung von Lieferungen und die Anmeldung von Besuchern – vereinfacht, während gleichzeitig die Sicherheit, das Besuchererlebnis, die Effizienz und die Produktivität gesteigert werden.

Der wachsende Trend der automatisierten Smart Receptions: Warum ist es wichtig?

Mit dem Gast-Erlebnis im Mittelpunkt hat die Hotelbranche die Smart Reception früher als die Unternehmenswelt übernommen. Haben Sie schon einmal Ihr Handy als Schlüsselkarte verwendet, um in ein Hotelzimmer einzuchecken? Oder wurden Sie von einer digitalen Concierge-Technologie begrüßt, die Ihnen hilft, Restaurants zu finden und zu buchen, Fluginformationen bereitzustellen oder Wetterupdates zu liefern?

Für die Unternehmenswelt wird dies als ganzheitlicher Ansatz für das Gebäudemanagement betrachtet. Organisationen wie Mitie, CBRE und Vodafone haben die Verwendung von

Papieranmeldeformularen aufgegeben und intelligente Empfangssysteme eingeführt, um die folgenden Herausforderungen zu lösen:

• Die manuellen Prozesse am Empfangstresen
• Die Compliance-Risiken beim Umgang mit Besucherdaten
• Die Notwendigkeit, mehr Empfangspersonal in Spitzenzeiten einzusetzen, was zu einer ineffizienten Ressourcennutzung führt
• Unterschiedliche Besucheranmeldeprozesse an verschiedenen Standorten
• Ein vom Rest des Gebäudemanagements isoliertes Besuchermanagementsystem, das mehr manuelle Arbeit für das Team verursacht
• Hohe Verwaltungskosten beim Anmelden von Besuchern und der Handhabung von Lieferungen

Wie kann ein intelligentes Besuchermanagementsystem helfen?

Intelligente Besuchermanagementsysteme sind ein wesentlicher Bestandteil der Automatisierung Ihrer Empfangsbereiche. Sie automatisieren nicht nur den Anmeldeprozess für Besucher, sondern ermöglichen es den Managern, Besucherinformationen zu überwachen, zu verfolgen und zu protokollieren.

Vgreet ist ein cloudbasiertes, intelligentes Besuchermanagementsystem, das Besucheranmeldesoftware und ein Kiosk kombiniert, um Concierge-Dienste anzubieten, Besucher im Voraus zu registrieren, effektive Kommunikation bereitzustellen, Besucher einzuchecken und vieles mehr.

Automatisierung von Empfangsaufgaben

Das Empfangsmanagement wird durch ein intelligentes Besuchermanagementsystem vereinfacht und effizienter gestaltet. Die folgenden Aufgaben werden für die Empfangspersonal vereinfacht, damit sie sich auf den persönlichen Kundenservice konzentrieren können:

1. Anmeldung von Besuchern
2. Druck von Besucherausweisen
3. Weitergabe von WLAN-Zugangsdaten
4. Erfassung von Fotos
5. Handhabung von Lieferpaketen
6. Benachrichtigung des Hosts über die Ankunft des Gastes
7. Notfall-Rufliste

Mit Vgreet können Sie weitere Concierge-Dienste anbieten, wie zum Beispiel:

1. Wegweiser-Karten
2. Zimmer- und Schreibtischbuchungen
3. Virtueller Empfang
4. Zugangskontrolle
5. Temperatur-Screening

Vorteile eines automatisierten Empfangssystems

Nahtlose, schnelle Anmeldung

Das automatisierte Empfangssystem von Vgreet startet den Prozess, bevor der Gast das Gebäude erreicht.

Die personalisierte Einladung wird an den Besucher gesendet, damit dieser sich vorab registrieren kann. Sobald der Besucher vor Ort ankommt und sich am Vgreet-Besuchermanagement-Kiosk anmeldet, wird eine Benachrichtigung an den Gastgeber gesendet. Diese informiert den Besucher darüber, in welchem Besprechungsraum er sich einfinden soll – einschließlich aller Wegweiser-Details. Dadurch spart der Besucher Zeit und fühlt sich sicher, dass er sich nicht in einer unbekannten Umgebung verirrt.

Erhöhte Sicherheit und Daten-Compliance

Intelligente Besuchermanagementsysteme bieten Managern vollständige Transparenz durch digitale Berichte und verbessern gleichzeitig die Gebäudesicherheit durch die Integration mit Zugangskontrollsystemen, während sie die Einhaltung der DSGVO sicherstellen.

Reduzierte Verwaltungskosten

Durch die Reduzierung des Personalaufwands und die Verbesserung der Prozesse bietet Ihre Rezeption rund um die Uhr Unterstützung, damit sich das Personal auf Meet-and-Greet-Dienste konzentrieren kann.

Erfahren Sie, wie VMS Ihren ROI beeinflussen kann.Learn how VMS can impact your ROI.

Automatisierte Empfangslösungen nicht nur für Besucher

Moderne, automatisierte Empfangssysteme wie Vgreet erweitern ihre Funktionalität, um auch Mitarbeiter zu unterstützen. Vgreet verbindet alle Einrichtungen und Ressourcen für die Nutzer des Arbeitsbereichs, um das digitale Mitarbeitererlebnis zu verbessern – sichtbar, zugänglich und jederzeit auf Abruf bereit.

Mit Vgreet können Mitarbeiter:

• Ein Zimmer oder einen Schreibtisch buchen
• Unterstützung vom IT-Team anfordern
• Ein Ticket erstellen
• Sich einchecken
• Ihre Pakete in den integrierten smarten Vflex Lockern von Vgreet abholen oder abgeben

Wie wählt man das beste automatisierte Empfangssystem aus?

1. Überprüfen Sie das Besucheraufkommen und den Empfangsservice

Analysieren Sie Ihren aktuellen Empfangsservice und bestimmen Sie, welche Bereiche optimiert werden können. Wie viele Empfangsmitarbeiter haben Sie? Abhängig von der Anzahl der Empfangsmitarbeiter und Ihrem Besucheraufkommen gibt es verschiedene Ansätze, um die aktuellen Herausforderungen zu meistern.

Lesen Sie, wie digitale Empfangssysteme jede Empfangsart unterstützen können.

2. Cloud-basiert gegenüber herkömmlicher On-Site-Software

Cloud-basierte Smart-Recep-tion-Systeme sind SaaS-basiert, die ständig über das Internet aktualisiert und geändert werden können, was manuelle Patches und Updates überflüssig macht. Langfristig sind sie kostengünstiger und zeiteffizienter.

3. Achten Sie auf Software-Integration

Die Einführung neuer Technologie sollte den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter erleichtern, nicht erschweren. Daher ist es wichtig, ein intelligentes Besuchermanagementsystem zu wählen, das sich in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe und Gebäudesysteme integrieren lässt, um Arbeitsunterbrechungen zu minimieren.

4. Wählen Sie robuste Hardware

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass es einfacher ist, ein Open-Source-Besuchermanagementsystem auf einem iPad zu installieren. In unserem letzten Blog über die Auswahl des besten Anmeldesystems haben wir auf Probleme mit der Haltbarkeit, den fehlenden Kundenservice und die Tatsache hingewiesen, dass iOS-Updates nur 3-4 Software-Supports bieten.

Ein Stand-Alone-Tablet oder ein dedizierter Empfangskiosk bietet eine Reihe von Funktionen, die speziell entwickelt wurden, um das Kundenerlebnis auf die nächste Stufe zu heben.