Wie wählt man den richtigen Empfangsservice aus? (Vor- und Nachteile)

Einleitung

Möchten Sie Ihren Empfangsbereich verbessern – den besten Eindruck und hervorragenden Kundenservice bieten? Vielleicht möchten Sie Effizienz oder Produktivität steigern, Kosten senken oder die Besuchererfahrung verbessern?

Empfangsservices sind ein integraler Bestandteil des Front-of-House-Betriebs. Traditionelles Besucher-Management funktioniert jedoch nicht für jedes moderne Unternehmen. In diesem Beitrag helfen wir Ihnen, die verschiedenen Arten von Empfangsservices zu verstehen und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Was ist ein Empfangsservice (und warum ist er wichtig)?

Ein Empfangsservice ist eine Funktion, deren Hauptziel es ist, Besucher eines Unternehmens zu begrüßen und zu unterstützen. Neben der Betreuung von Besuchern unterstützen Empfangsservices typischerweise auch bei administrativen Aufgaben wie der Annahme und Verteilung von Lieferungen, der Beantwortung von Telefonanrufen, der Terminplanung und anderen Aufgaben im Bereich Facility Management.

Empfangsservices sind wichtig, weil sie das Erste sind, was jemand sieht, wenn er ein Gebäude betritt – sei es ein Mitarbeiter, Kurier, Kunde oder Geschäftspartner. Der erste Eindruck im Eingangsbereich vermittelt einen Eindruck davon, wie der Rest Ihres Unternehmens funktioniert. Empfangsservices sorgen dafür, dass der Betrieb reibungslos läuft – vom Annehmen von Anrufen und der Terminplanung für den CEO bis hin zur Annahme von Lieferungen und deren Weiterleitung an die richtige Person. Empfangsservices sichern den alltäglichen Geschäftsbetrieb in Ihrem Büro.

Die Geschichte der Empfangsservices

Büroarbeiten wie Buchhaltung und Sekretariatsaufgaben gibt es bereits seit der Römerzeit, in der diese Aufgaben als hochqualifiziert und entscheidend für Führung und Regierung galten.

Die Erfindung der Schreibmaschine durch Remington and Sons Ende des 19. Jahrhunderts führte zu enormen Fortschritten in der Büroarbeit. Auch das „QWERTY“-Tastaturlayout wurde in dieser Zeit von denselben Herstellern entwickelt.

Seitdem haben sich Sekretariats- und Verwaltungsrollen stetig weiterentwickelt: Anfang des 20. Jahrhunderts ermöglichte die Einführung der Schreibmaschine Frauen den Einstieg in die Arbeitswelt, und bis in die 1960er Jahre gab es 1,8 Millionen weibliche Büroangestellte.

Heutzutage hat die Technologie die Empfangsservices stark verändert: Die Einführung von PCs in den 1990er Jahren hat die Büro- und Verwaltungsarbeit revolutioniert, und Besuchermanagementsysteme sind populär geworden.

Arten von Empfangsservices

1. Unbemannter Self-Service-Empfang

Ein unbemannter Empfang bedeutet einen Self-Service-Empfang ohne vor Ort verfügbares Empfangspersonal. Statt eines Empfangsmitarbeiters gibt es in der Regel eine alternative Lösung, wie z. B. ein Besucher-Eintragungsbuch. Sehen wir uns die Vor- und Nachteile eines unbemannten Empfangs an:

Vorteile:

• Spart Personalkosten
• Eignet sich für kleinere oder Satellitenbüros mit geringem Besucheraufkommen
• Kann kurzfristige Kosteneinsparungen bieten

Nachteile:

• Bietet keine gute Besuchererfahrung und kann den Eindruck von mangelnder Kundenorientierung vermitteln
• Kann ineffizient sein, wenn der Prozess nicht vollständig automatisiert ist
• Administrative Aufgaben müssen auf andere Unternehmensbereiche verteilt werden
• Kann langfristig teuer werden
• Kein zuständiger Ansprechpartner, falls ein Besucher Hilfe benötigt

Ein unbemannter Empfang kann sich für Unternehmen eignen, die wenig Platz oder geringen Besucherverkehr haben. Allerdings gibt es erhebliche Nachteile, insbesondere wenn ein Besucher-Eintragungsbuch anstelle einer physischen Präsenz verwendet wird, da dies für moderne Unternehmen mehrere Sicherheits- und Compliance-Risiken darstellt.

Wie kann man den Empfangsservice verbessern?

Wir empfehlen, vor Ort einen Self-Service-Kiosk einzuführen, der Besucher unterstützt, wenn sie mit jemandem sprechen müssen. Self-Service-Kiosks ermöglichen Videoanrufe mit Ihrem zentralisierten Empfangsteam oder externen digitalen Empfangsdiensten, um die Fragen Ihrer Besucher zu beantworten.

2. Empfangspersonal ohne Technologie

Dieser Empfangsservice setzt vollzeitbeschäftigte Empfangsmitarbeiter vor Ort ein, die Ihre Besucher begrüßen. Dies können eigene Mitarbeiter oder von einem Front-of-House-Dienstleister bereitgestellte Kräfte sein. In diesem Szenario unterstützen die Empfangsmitarbeiter Besucher beim Betreten Ihres Gebäudes und übernehmen weitere administrative Aufgaben.

Vorteile:

• Persönlicher Kundenservice vor Ort, der den menschlichen Kontakt stärkt
• Mitarbeiter stehen bereit, um Besuchern bei Bedarf zu helfen
• Flexibilität, um auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren (spontane Besuche, Lieferungen etc.)

Nachteile:

• Längere Wartezeiten während Stoßzeiten
• Wenig zu tun während ruhiger Zeiten
• Herausforderungen bei der Mitarbeiterbindung, da viele repetitive Aufgaben erledigt werden müssen
• Geringe Effizienz
• Wichtige Prozesse könnten in hektischen Zeiten vergessen werden
• Höheres Risiko der Verbreitung von Krankheiten

Obwohl Besucher in diesem Modell zweifellos einen ausgezeichneten Service erhalten, könnten Stoßzeiten die Qualität des Kundenservices beeinträchtigen.

Außerdem können bei dieser Art von Empfangsdienst Problemen bei der Mitarbeiterbindung auftreten, was einem Unternehmen jährlich etwa 3000 £ oder mehr für Schulungen und neue Uniformen kostet.

3. Eine Mischung aus Empfangspersonal und Technologie

Eine weitere Option ist eine Kombination aus Menschen und Technologie – ein digitalisierter Empfangsdienst. Hierbei werden Teile der Empfangsaufgaben digitalisiert, um sich wiederholende manuelle Arbeiten wie die Besucherregistrierung zu eliminieren, sodass sich das Empfangspersonal auf einen Concierge-Service konzentrieren kann. Wie bei den vorherigen Optionen gibt es Vor- und Nachteile.

Vorteile:

• Hohe Effizienz
• Technologie unterstützt das Personal während Stoßzeiten
• Produktivitätssteigerung
• Ermöglicht gleichmäßige Personalauslastung über den Tag hinweg
• Langfristige Kosteneinsparungen
• Verbessert das Markenimage

Nachteile:

• Hohe Anfangskosten
• Kann schwierig umzusetzen sein, wenn die Implementierung nicht effektiv erfolgt

In diesem Fall ergänzt die Technologie das Personal, um einen nahtlosen, professionellen und modernisierten Empfang für Unternehmen zu schaffen. Diese Option kombiniert das Beste aus beiden Welten, kann jedoch in einigen Fällen kostspielig sein.

3 Tipps zur Auswahl des richtigen Empfangsservices für Ihr Unternehmen

Bei der Vielzahl von Empfangsprodukten und -dienstleistern auf dem Markt kann es schwierig sein, die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Glücklicherweise haben wir einige Top-Tipps, die Ihnen helfen können.

1. Verstehen Sie Ihre Ziele

Es ist wichtig zu verstehen, welche betrieblichen Ziele Sie mit der Einführung einer Lösung verfolgen. Geht es darum, die Besuchererfahrung zu verbessern, Kosten zu sparen oder vielleicht um eine Mischung aus beidem?

2. Effizienz ist der Schlüssel zur Kostenreduzierung

Wenn Sie nach dem richtigen Empfangsdienst suchen, ist es entscheidend, die digitale Effizienz Ihres Empfangsbereichs klar zu bewerten. Diese Bewertung erfüllt zwei Hauptzwecke:

1. Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren: Durch die Analyse der digitalen Effizienz Ihres Empfangs können Sie gezielt Bereiche erkennen, die optimiert werden können – sei es die Digitalisierung des Besucher-Check-ins, die Automatisierung des Paketmanagements oder die Optimierung von Arbeitsabläufen.
2. Unterstützung Ihres Business Case und Budgetantrags: Ein solides Verständnis der Effizienz Ihres Empfangsdienstes kann Ihnen helfen, einen überzeugenden Business Case zu präsentieren oder Budgetmittel zu beantragen. Indem Sie aufzeigen, wie Effizienzsteigerungen Kosteneinsparungen und Verbesserungen im Betrieb fördern können, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen.

Es ist also unerlässlich, die Effizienz Ihres Empfangs kritisch zu bewerten und alternative Lösungen in Betracht zu ziehen. Eine zunehmend beliebte Lösung ist die Einführung eines intelligenten Empfangsdienstes. Diese modernen Systeme nutzen Technologie, um das Besuchermanagement zu optimieren, die Sicherheit zu verbessern und die betriebliche Effizienz zu steigern.

3. Wählen Sie eine langlebige Lösung

Wenn Sie sich entscheiden, Technologie zur Unterstützung Ihres Empfangsdienstes einzusetzen, ist es wichtig, die richtige Hardware zu verwenden. Es gibt Nachteile, wenn Sie lediglich eine Check-in-App auf Ihrem iPad oder Smartphone installieren. Viele Produkte auf dem Markt funktionieren gut mit iPads, aber diese Geräte können für den kommerziellen Einsatz schwierig zu warten sein. Da sie den Großteil des Tages eingeschaltet sind, können iPads schnell verschleißen und langfristig teuer werden.

Bei der Auswahl von Hardware für das Besuchermanagement empfehlen wir Produkte, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.

Virtueller Empfangsdienst: Mensch und Technologie

Vgreet von Vpod ist eine virtuelle Empfangssoftware, die Ihren Besuchermanagementprozess optimiert und Ihr Empfangspersonal unterstützt. Sie bietet eine durchgängige Benutzererfahrung, die Ihren Empfangsdienst auf die nächste Stufe hebt.

Vpod bietet eine Komplettlösung und kann sich in Drittsysteme integrieren, um bestehende Verpflichtungen und Prozesse eines Kunden zu berücksichtigen – ein wirklich maßgeschneiderter Ansatz. Zu den Funktionen gehören:

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